O setor de Recursos Humanos (RH) é o que lida diretamente com dados de colaboradores, fornecedores e até os terceirizados dentro de uma empresa ou quando contratados por uma. A necessidade para a adequação da LGPD no RH precisa ser vista como alerta, pois é ali que a coleta de dados se faz notória e necessita de um tratamento de dados pessoais com máxima segurança.
A transparência é indispensável para lidar com os dados recebidos e a forma que são armazenados. Visto que estamos próximos a sanções administrativas da lei, falaremos de alguns pontos que poderão alertar o setor quando a LGPD no RH.
Como será a contratação com a adequação da LGPD?
A análise precisa ser iniciada a partir do recebimento de currículos no processo seletivo. Apenas os dados necessários deverão ser coletados, pois desta forma o princípio da finalidade (fins específicos, explícitos e legítimos) serão mantidos. Além disso, o candidato precisa autorizar a coleta, assim como a transferência de seus dados pessoais, nos casos em que o RH é terceirizado ou com consultorias.
Bases legais e sua relação com o RH
Na LGPD, são incluídas 10 bases legais que auxiliam no tratamento dos dados pessoais, e, para o setor de RH, algumas atuam nas seguintes aplicações: cumprimento de obrigação legal ou regulatória pelo controlador, execução de contrato, legítimos do controlador ou de terceiros, consentimento do titular. O contrato de trabalho, a coleta de informações para planos saúde, o cumprimento de legislações específicas, como por exemplo, a trabalhista, a fiscal e a previdenciária, e para o sindicato da categoria são um dos principais elementos nessas aplicações.
Você sabe como solicitar consentimento?
O ato de consentir, de acordo com a LGPD, é concordar de forma livre, informada e inequívoca através do titular quanto ao tratamento de seus dados pessoais para determinado fim. A solicitação deve ser concedida pelo titular dos dados, de maneira escrita, garantindo então um documento jurídico necessário. A utilização pelo RH sobre os dados pessoais do candidato ou do colaborador só poderá ser feita após a autorização do mesmo, com as informações de sua finalidade e por quanto tempo será feito o armazenamento dos dados pessoais no setor.
Como o dado sensível afeta o RH?
A segurança é um dos principais pontos que precisam ser tratados para essa espécie de compartilhamento, pois envolve colaboradores atuais da empresa. Os dados sensíveis vinculados a uma pessoa física como: origem racial ou étnica, convicção religiosa, opinião política, filiação a sindicato ou a organização de caráter religioso, filosófico ou político, dado referente à saúde ou à orientação sexual, dado genético ou biométrico, transferência de dados de saúde para planos de saúde, para empresas que realizam exames admissionais e demissionais e informações ao sindicato, possuem uma carga de extrema responsabilidade.
Essa adequação traz também um certo alívio quanto a questão da segurança para a própria empresa, que poderá recorrer a um DPO (Data Protection Officer) ou um escritório de advocacia, que consiga cuidar dessas questões. Um advogado ou um escritório especializado em Direito Digital conseguirá auxiliar a para evitar erros e brechas que comprometam a adequação.
